Pengertian Arsip dan Kearsipan

Diposting pada

Pengertian Arsip dan Kearsipan – Salah satu kegiatan perkantoran yakni manajemen informasi yang salah satunya berasal dari arsip atau dokumen. Untuk aktivitas kantor yang selalu terhubung dengan arsip, oleh sebab itu catatan harus disimpan di kantor.

Tujuan dari administrasi ini adalah siapa pun yang berkepentingan dapat dengan mudah mengakses arsip. Sebelum Anda mulai mengarsipkan, Anda harus memahami dasar-dasar arsip terlebih dahulu.

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah catatan kegiatan yang direkam atau sumber informasi dalam berbagai bentuk yang telah dibuat oleh lembaga, organisasi dan individu dalam konteks kegiatan yang dilakukan.

Arsip dapat berupa surat, dokumen, piagam, sertifikat, buku, dll., Yang dapat digunakan sebagai bukti yang sah untuk tindakan dan keputusan. Dengan perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk video, audio dan digital.

Kearsipan merupakan pengelolaan catatan kegiatan atau sumber informasi yang mempunyai nilai penggunaan yang terencana dan teratur, baik catatan yang dibuat maupun diterima, sehingga dapat dengan mudah ditemukan ketika diperlukan.

Sistem pengarsipan yang diimplementasikan dengan sempurna mempercepat kegiatan dan tujuan badan, organisasi, lembaga dan individu.

Fungsi Arsip

Pengertian-Arsip-dan-Kearsipan
Pengertian Arsip dan Kearsipan

Definisi arsip menunjukkan bahwa pengarsipan mempunya dua tujuan utama yaitu untuk menunjukkan tanggung jawab perusahaan atau untuk mengimplementasikan sebuah perusahaan dan bahwa tidak semua bidang pekerjaan di perusahaan atau pemerintah dibebani oleh penyimpanan arsip yang tidak paling dibutuhkan.

Sejauh definisi arsip yang bersangkutan, kegiatan pengarsipan tentu juga memiliki nilai guna catatan data yang dibagi menjadi fungsi primer dan fungsi sekunder.

Fungsi Primer

Arsip adalah nilai arsip berdasarkan pada pentingnya menciptakan arsip sebagai pendukung pelaksanaan dan pada akhir kegiatan. Hal ini termasuk nilai administratif yang digunakan, nilai keuangan yang digunakan, nilai hukum yang digunakan dan nilai ilmiah dan teknologi yang digunakan.

Fungsi Sekunder

Arsip adalah nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan instansi / lembaga, individu, sebagai bukti dan tanggung jawab material. Hal ini termasuk nilai pakai bukti dan nilai pakai informasi.

Sedangkan fungsi pengarsipan itu sendiri dalam pasal 2 UU No. 7 tahun 1971 yaitu:

Fungsi Dinamis

Arsip mempunyai fungsi dinamis di mana arsip diminta langsung dalam proses perencanaan atau implementasi. Dengan kata lain, arsip masih dapat digunakan secara langsung untuk kegiatan sehari-hari perusahaan.

Arsip memiliki fungsi dinamis, dalam hal ini arsip memiliki properti yang nilainya dan maknanya sering berubah. Dari fungsi dinamis ini, fungsi arsip dapat dibagi menjadi tiga area yaitu arsip aktif, arsip semi-aktif dan arsip tidak aktif. Masing-masing dibedakan sesuai dengan kebutuhan arsip.

Fungsi Statis

Tidak seperti catatan data dengan fungsi jaminan, arsip berlaku untuk catatan data dengan fungsi statis yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan dan implementasi. Singkatnya, arsip statis tidak lagi digunakan untuk kegiatan sehari-hari atau kegiatan. Oleh karena itu arsip statis ini adalah sekelompok catatan data yang telah mencapai nilai abadi, terutama sebagai tanggung jawab.

Tujuan Arsip

Berikut adalah tujuan dari arsip yaitu :

  1. Agar arsip disimpan dengan baik, terorganisir dan aman.
  2. Jika perlu, dapat ditemukan dengan cepat dan akurat.
  3. Hemat waktu dan energi.
  4. Hemat tempat penyimpanan.
  5. Menjaga kerahasiaan arsip.
  6. Mencapai keberlanjutan pengarsipan.
  7. Menyelamatkan tanggung jawab untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengatur kegiatan masyarakat.

Sistem Kearsipan

1. Abjad/Alphabetical Filling System

Sistem pengarsipan ini adalah sistem penataan file yang menggunakan metode penyusunan alfabet dari A hingga Z dengan mengacu pada aturan pengindeksan.

2. Nomor/Numerical Filling System

Sistem pengarsipan ini adalah sistem pengarsipan skrip yang didasarkan pada kode numerik daripada nama seseorang atau entitas dan juga disebut sebagai sistem pengarsipan yang rusak (karena masalahnya pertama-tama harus dikelompokkan bersama untuk menentukan nomor yang akan digunakan).

3. Tanggal/Chronological Filling System

Sistem pengarsipan ini adalah bagian dari sistem penataan file berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun dan di mana tanggal tersebut umumnya digunakan sebagai pedoman, termasuk perhatian dari saat surat itu tiba.

Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan atau bahkan bulanan per tahun, sesuai kebutuhan.

4. Wilayah/Geographical Filling System

Sistem pengarsipan regional atau geografis adalah sistem pengarsipan berdasarkan pembagian daerah atau wilayah yang merupakan alamat surat. Surat-surat disimpan dan dipulihkan oleh lokasi atau kelompok pengarsipan, berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat asli dan tujuan pengiriman surat itu.

Sistem alfabet atau tanggal harus didukung untuk penyimpanan sesuai dengan sistem ini. Seperti halnya topik atau angka, pengaturan instruksi dan folder diatur berdasarkan level posisi.

5. Subjek/Subjectical Filling System

Sistem yang dimaksud adalah sistem penyimpanan arsip berbasis masalah di mana surat-surat tersebut dikelompokkan ke dalam daftar indeks untuk mengidentifikasi masalah umum. Ada dua jenis sistem subjek yaitu sistem subjek murni (dalam urutan abjad) dan sistem berorientasi subjek (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Jenis-jenis Arsip

Terdapat lima jenis arsip yang diketahui secara umum yaitu :

Arsip Dinamis

Definisi arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, implementasi dan pengorganisasian kehidupan nasional secara umum.

Arsip Aktif

Definisi arsip aktif merupakan arsip dinamis yang diperlukan dan digunakan secara langsung dan terus menerus untuk pengorganisasian administrasi.

Arsip Inaktif

Pengertian arsip yang tidak aktif adalah arsip yang dinamis, frekuensi yang digunakan untuk administrasi menurun.

Arsip Statis

Definisi arsip statis adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung, baik untuk perencanaan manajemen kehidupan, kebangsaan pada umumnya maupun untuk administrasi administrasi negara.

Arsip Duplikasi

Definisi arsip duplikasi merupakan arsip dengan isi dan bentuk yang sama dengan arsip aslinya.

Karakteristik Arsip

Beberapa karakteristik arsip adalah sebagai berikut :

  1. Secara Autentik, arsip berisi informasi aktual, termasuk informasi tentang waktu dan tempat di mana arsip dibuat / diterima, tujuan kegiatan dan bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip.
  2. Legal, arsip adalah proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan dan bertindak sebagai bukti resmi untuk pengambilan keputusan dan kegiatan implementasi.
  3. Unik, setiap arsip unik dan memiliki sejarah. Itu tidak dibuat dalam jumlah besar. Ketika arsip digandakan, mereka memiliki efek yang berbeda pada pelaksanaan kegiatan.
  4. Terpercaya,Arsip dapat dianggap terpercaya dan digunakan sebagai bukti dan bahan pendukung yang sah untuk melakukan kegiatan.

Demikianlah pembahasan tentang pengertian arsip dan kearsipan semoga bisa berguna dan bermanfaat untuk anda.

Baca Juga Artikel Lainnya >>>